Yrityksen työterveyshuollon kilpailutus tuntuu usein raskaalta projektilta, vaikka kyse on käytännössä samasta prosessista kuin minkä tahansa merkittävän palvelun hankinnasta. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lääkäripalveluiden tarjouskilpailutus kannattaa rakentaa, mitä tarjouspyyntöön pitää sisällyttää ja mihin yritykset useimmiten kompastuvat.
Kilpailutus koskee tyypillisimmin työterveyshuoltoa, mutta samaa logiikkaa käytetään myös silloin, kun yritys hankkii esimerkiksi etälääkäripalveluja henkilöstölleen tai laajempaa terveyspalvelupakettia toimipisteisiin eri paikkakunnilla. Prosessi on syytä aloittaa hyvissä ajoin – 3–6 kuukautta ennen nykyisen sopimuksen päättymistä – koska palveluntarjoajan vaihto vaatii tietojen siirtoa ja käytännön järjestelyjä.
Miksi lääkäripalveluiden kilpailutus kannattaa tehdä huolella
Suomessa työterveyshuolto on lakisääteinen velvoite (työterveyshuoltolaki 1383/2001), mutta sen sisältö ja laajuus vaihtelevat merkittävästi eri palveluntarjoajien välillä. Osa yrityksistä ostaa vain lakisääteisen ehkäisevän työterveyshuollon, osa laajentaa sopimuksen kattamaan yleislääkäritasoisen sairaanhoidon ja jopa erikoislääkärikonsultaatiot.
Hintaerot ovat käytännössä suuria. Pelkkä lakisääteinen työterveyshuolto voi maksaa 150–300 € työntekijää kohden vuodessa, kun taas kattava malli sairaanhoitopalveluineen nousee helposti 400–800 euroon per henkilö vuodessa palveluntarjoajasta ja henkilöstön ikäjakaumasta riippuen. Kela korvaa osan kustannuksista työnantajalle (Kela-korvausluokka I ehkäisevästä toiminnasta, luokka II sairaanhoidosta), mutta korvausosuus kattaa vain murto-osan kokonaiskustannuksesta.
Huolellisesti tehty kilpailutus ei tarkoita halvinta mahdollista hintaa, vaan sitä, että yritys tietää tarkalleen mistä maksaa ja pystyy vertaamaan tarjouksia keskenään reilusti. Yritysten työterveyshuollon laajuudesta ja siitä, mitä ehkäisevä työterveyshuolto ja sairaanhoito käytännössä pitävät sisällään, kannattaa lukea tarkemmin yritysten työterveyshuollon laajuutta käsittelevästä artikkelista.
Tarjouspyynnön rakenne – mitä siihen pitää sisältyä
Toimiva tarjouspyyntö vastaa neljään kysymykseen: mitä palvelua ostetaan, kenelle, missä laajuudessa ja millä hinnoitteluperiaatteella. Ilman näitä tietoja tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia keskenään.
Käytännössä tarjouspyynnössä kannattaa eritellä ainakin seuraavat asiat:
Henkilöstön koko ja rakenne – työntekijämäärä, ikäjakauma, toimipisteiden sijainti ja mahdollinen etätyön osuus, koska etätyöntekijöiden työterveyshuollon järjestäminen vaatii usein erillisen ratkaisun (ks. etänä työskentelevän työterveyshuollon käytäntö).
Palvelun laajuus – kuuluuko sopimukseen pelkkä lakisääteinen osuus, yleislääkärin sairaanhoito, erikoislääkärikonsultaatiot (esimerkiksi ortopedi, ihotautilääkäri tai psykiatri), fysioterapia vai mielenterveyspalvelut.
Saatavuus ja vasteajat – kuinka nopeasti työntekijä pääsee yleislääkärille, tarjotaanko etävastaanottoja digiklinikan kautta ja miten päivystystilanteet hoidetaan iltaisin ja viikonloppuisin.
Hinnoitteluperiaate – kiinteä kuukausimaksu per henkilö, käyntiperusteinen laskutus vai näiden yhdistelmä.
Raportointi – millaista dataa palveluntarjoaja toimittaa sairauspoissaoloista ja käyntimääristä, jotta yritys voi seurata työterveyshuollon vaikuttavuutta.
Tarjousten vertailu – luvut pöytään, ei mielikuvia
Yleisin virhe kilpailutuksessa on tarjousten vertailu pelkän kokonaishinnan perusteella. Kolmen suuren toimijan – Mehiläisen, Terveystalon ja Pihlajalinnan – hinnoittelumallit poikkeavat toisistaan sen verran, että ”halvin tarjous” saattaa kattaa huomattavasti suppeamman palvelun kuin kilpailijan kalliimpi versio.
Käytännön esimerkki havainnollistaa asiaa: 80 hengen ohjelmistoyritys pyysi tarjoukset kolmelta lääkäriasemalta. Yksi tarjous oli 180 € per työntekijä vuodessa, toinen 310 € ja kolmas 295 €. Ensi silmäyksellä halvin näytti houkuttelevimmalta. Tarkemmin luettuna halvin tarjous ei sisältänyt lainkaan sairaanhoitoa, vain lakisääteisen ehkäisevän osuuden – työntekijät olisivat joutuneet sairastuessaan hakeutumaan kunnalliselle terveysasemalle tai maksamaan itse yksityislääkärin käynnin. Kokonaistaloudellisesti keskihintainen tarjous osoittautui edullisimmaksi, kun huomioitiin sairaanhoidon puuttumisesta aiheutuvat epäsuorat kustannukset – lähinnä pidentyneet sairauslomat ja hoitoon pääsyn viiveet.
Hyvä tapa vertailla tarjouksia on pilkkoa ne osiin: paljonko maksaa lakisääteinen osuus, paljonko sairaanhoito, paljonko mahdolliset lisäpalvelut kuten fysioterapia tai etälääkäripalvelut. Lääkäripalvelujen hinnoittelusta yksityisellä ja julkisella puolella on koottu lisää taustaa tähän artikkeliin.
Yleisimmät virheet kilpailutuksessa
Kolme virhettä toistuu yritysten kilpailutuksissa säännöllisesti.
Ensimmäinen on aikataulun aliarviointi. Sopimuksen vaihto vaatii tietojen siirtoa, henkilöstön tiedottamista ja usein siirtymäajan, jolloin molemmat sopimukset ovat hetken päällekkäin. Jos vaihto tehdään viime tingassa, henkilöstö voi jäädä hetkeksi ilman toimivaa työterveyshuoltoa.
Toinen virhe on henkilöstön unohtaminen prosessista. Työterveyshuolto on työntekijöille henkilökohtainen asia – moni on ehtinyt muodostaa hoitosuhteen tuttuun lääkäriin. Kilpailutuksen yhteydessä kannattaa selvittää, voiko nykyinen hoitosuhde jatkua uudessa sopimuksessa vai katkeaako se kokonaan. Tämä on erityisen tärkeää kroonisista sairauksista kärsiville työntekijöille, joille vakiintunut hoitosuhde on osa hoidon jatkuvuutta.
Kolmas virhe on sopimuksen jättäminen liian yleiselle tasolle. Jos tarjouspyynnössä ei ole eritelty esimerkiksi etävastaanottojen määrää tai erikoislääkärikonsultaatioiden saatavuutta, palveluntarjoaja voi tulkita sopimusta omaksi edukseen sopimuskauden aikana. Tarkemmin siitä, mitä käytännön muutoksia työpaikan vaihtuessa tai sopimuksen päivittyessä kannattaa huomioida, kertoo artikkeli työterveyshuollon vaihdosta.
Yleinen väärinkäsitys: halvin tarjous on aina paras valinta
Monet yritykset olettavat, että kilpailutuksen tarkoitus on löytää halvin mahdollinen sopimus. Todellisuudessa tavoite on löytää hinnan ja palvelun laajuuden välinen optimi, joka vastaa juuri kyseisen henkilöstön tarpeita. Toimistotyötä tekevä 30 hengen asiantuntijayritys tarvitsee erilaisen palvelupaketin kuin 200 hengen tuotantolaitos, jossa työtapaturmariski on suurempi ja tarve fysioterapialle sekä työkykyä ylläpitävälle toiminnalle on erilainen.
Toinen yleinen väärinkäsitys koskee Kela-korvausta: yritys ei voi valita mitä tahansa palveluntarjoajaa ja odottaa saavansa täyden korvauksen. Korvaus maksetaan vain, jos työterveyshuolto täyttää työterveyshuoltolain vaatimukset ja on suunnitelman mukaista – tämä kannattaa tarkistaa etukäteen valitulta palveluntarjoajalta.
Usein kysyttyä lääkäripalveluiden kilpailutuksesta
Kuinka usein työterveyshuollon sopimus kannattaa kilpailuttaa?
Yleinen käytäntö on kilpailuttaa sopimus 2–3 vuoden välein, tai viimeistään silloin, kun henkilöstömäärä muuttuu merkittävästi tai nykyinen palvelu ei enää vastaa tarpeita. Liian tiheä kilpailutus rasittaa hallintoa turhaan, kun taas liian harva jättää mahdolliset säästöt ja palvelutason parannukset käyttämättä.
Voiko pienyritys kilpailuttaa lääkäripalvelut samalla tavalla kuin suuryritys?
Kyllä, prosessi on periaatteessa sama koosta riippumatta, mutta pienyritysten kannattaa erityisesti vertailla kiinteitä kuukausimaksuja käyntiperusteiseen laskutukseen, sillä pienellä henkilöstömäärällä käyntiperusteinen malli voi olla edullisempi.
Onko etälääkäripalvelujen sisällyttäminen sopimukseen kannattavaa?
Etälääkäripalvelut ja digiklinikat ovat yleistyneet nopeasti 2020-luvulla, ja ne voivat vähentää fyysisiä käyntejä lievissä vaivoissa. Ne eivät kuitenkaan korvaa kaikkia tilanteita – esimerkiksi tutkimusta vaativat oireet edellyttävät edelleen fyysistä vastaanottoa.
Yhteenveto
Lääkäripalveluiden tarjouskilpailutus onnistuu, kun tarjouspyyntö on riittävän tarkka, aikataulu realistinen ja tarjousten vertailu tehdään osa kerrallaan, ei pelkän kokonaishinnan perusteella. Henkilöstön näkökulma – erityisesti vakiintuneet hoitosuhteet ja etätyöntekijöiden asema – kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä. Yksittäisiin sopimusehtoihin tai lääketieteellisiin tarpeisiin liittyvissä kysymyksissä kannattaa aina kysyä suoraan palveluntarjoajalta tai työterveyshuollon asiantuntijalta, sillä jokaisen yrityksen tilanne on erilainen.